Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý Thực tập sinh và Tu nghiệp sinh (P2)

Việc tính toán và thu phí trợ cấp tu nghiệp từ các nghiệp đoàn theo từng thực tập sinh khá phức tạp, mất rất nhiều thời gian bởi mỗi người có một mốc nhập cảnh khác nhau và thời gian làm việc kéo dài suốt 03 năm. Với phần mềm Quản lý Thực tập sinh và Tu nghiệp sinh của Rhodium JSC, mọi việc trở nên vô cùng đơn giản và nhanh chóng.

Link Demo: Click vào đây (vui lòng liên hệ với chúng tôi để được cung cấp tài khoản truy cập)
Giới thiệu về phần mềm: Click vào đây

Quy tắc chung trong quá trình sử dụng phần mềm

• Khi di chuột qua các ô nhập liệu đều hiển thị hướng dẫn về quy cách và tác dụng của dữ liệu trong ô đó.
• Các nút "In ..." thường xuất hiện ở cuối các trang chi tiết bản ghi.
• Các trang in thường được mở dưới dạng Tab mới hoặc Cửa sổ mới của trình duyệt web.
• Khi đang mở song song nhiều Tab/Cửa sổ của các danh mục có liên quan với nhau. Nếu thay đổi dữ liệu tại một danh mục nào đó thì các Tab/Cửa sổ còn lại phải Refresh (F5) để hiển thị đồng bộ dữ liệu mới.

Bước 1 - Cập nhật thông tin về "Ngày nhập cảnh" và "Ngày về nước" cho các Thực tập sinh đã xuất cảnh
Thông thường khoảng thời gian này là 03 năm nhưng cũng có thể chọn khoảng thời gian nhiều hơn hoặc ít hơn khi cần thiết tùy theo biến động hoàn cảnh thực tế.

Bước 2 - Tạo các đợt thanh toán (đợt đòi tiền) với từng nghiệp đoàn

• Với nghiệp đoàn chưa từng thanh toán lần nào, chọn mốc thời gian "Từ ngày" trước ngày có Thực tập sinh đầu tiên thuộc nghiệp đoàn đó nhập cảnh.
  
• Với nghiệp đoàn đã từng thanh toán, chọn mốc "Từ ngày" kế tiếp với ngày cuối cùng của lần thanh toán trước đó.
  
•  Mục "Đến ngày" được tự động tính dựa theo mục "Từ ngày" và tần suất thanh toán (1/3/6 tháng) đã chọn.
  
•  Nếu chọn điểm đầu là ngày mùng 1, hệ thống sẽ tự động tìm điểm cuối là ngày 28/29/30/31 tùy theo từng tháng trong đợt thanh toán.
  
•  Nếu chọn điểm đầu là ngày khác, hệ thống sẽ tìm điểm cuối là ngày giống điểm đầu trừ 1. VD: điểm đầu là 23-08-2013 thì điểm cuối sẽ là 22-09-2013 / 22-11-2013 / 22-02-2014. Do vậy để tránh việc xác định nhầm điểm cuối của tháng 2 (tháng 2 chỉ có 28 hoặc 29 ngày) thì chỉ nên chọn điểm đầu nhỏ hơn hoặc bằng ngày 29.
  

Bước 3 - Gửi thư đòi tiền cho các nghiệp đoàn cần thanh toán thông qua email (nội dung đòi tiền kèm bảng kê chi tiết trực tuyến)
Link gửi thư xuất hiện ở cuối mỗi trang chi tiết đợt thanh toán. Tuy nhiên, nếu muốn lưu các thư đã gửi thì bạn nên sử dụng các công cụ gửi mail thông thường và Copy thêm Link in Thư đòi tiền đưa vào nội dung email.

Bước 4 - In thư đòi tiền để ký, đóng dấu và gửi bản cứng cho các nghiệp đoàn

• Link in thư xuất hiện ở cuối mỗi trang chi tiết đợt thanh toán.
  
•  Nếu chọn sai ngày tháng về mặt lôgic giữa Khoảng thời gian thanh toán với Ngày nhập cảnh của Thực tập sinh thì kết quả tính toán số tiền cho Thực tập sinh đó sẽ bằng 0 và hiển thị ghi chú nguyên nhân khi di chuột qua ký hiệu "???" ngay sau số 0.
  
•  Nếu trong tháng nào đó, số ngày làm việc của Thực tập sinh không đủ tròn tháng (thường là tháng vừa nhập cảnh và tháng chuẩn bị về nước) thì số tiền trong tháng đó sẽ được tính theo ngày. Số tiền cho mỗi ngày được xác định tùy theo số ngày trong tháng đó.
  

Bước 5 - Cập nhật số tiền nghiệp đoàn đã trả vào các đợt thanh toán đã tạo
Mở lại đợt thanh toán và cập nhật số tiền nghiệp đoàn đã trả.

Bước 6 - Theo dõi định kỳ các cảnh báo Nghiệp đoàn đến hạn thanh toán
Các cảnh báo được tính toán tự động dựa vào điểm cuối của đợt thanh toán gần nhất kết hợp với tần suất thanh toán và so sánh với mốc thời gian là ngày hiện tại.

Bước 7 - Theo dõi định kỳ bảng thống kê Doanh thu và công nợ



Link Demo: Click vào đây (vui lòng liên hệ với chúng tôi để được cung cấp tài khoản truy cập)
Giới thiệu về phần mềm: Click vào đây

Để được tư vấn thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ:
Hotline: 0915 300 688 / 0994 999 806
Email: info@rhodium.vn