8 việc nên làm đầu năm của dân văn phòng

Với tất cả mọi người, khi bước sang năm mới ai cũng tràn đầy hứng khởi và hy vọng công việc của mình năm nay sẽ suôn sẻ thuận lợi hơn, gặt hái được nhiều thành công hơn.

Để làm tươi mới tâm trí cũng như tăng phần hứng khởi khi bắt tay vào công việc của năm mới, bạn nên thực hiện một vài việc nhỏ dưới đây. Mặc dù đơn giản nhưng có hiệu quả rất tích cực cho công việc. Làm tốt điều này,  bạn sẽ giống như một chiến binh đã được trang bị đầy đủ cung kiếm và tràn đầy hào khí trước khi xung trận.

Lên kế hoạch và mục tiêu công việc cho năm mới:
Thông thường việc này đã được xây dựng từ cuối năm trước theo yêu cầu từ phía công  ty hoặc cơ quan, nơi bạn đang công tác. Nếu đã có, bạn nên rà soát lại và suy ngẫm thêm về các bước trong kế hoạch nhằm thực hiện tốt các mục tiêu này. Nếu chưa có, hãy làm ngay và luôn, không nên để lãng phí thời gian !

Nguyên tắc cho việc xây dựng mục tiêu là SMART hoặc mở rộng hơn là SMARTER:

1. Specific - cụ thể, dễ hiểu.
2. Measurable – đo lường được.
3. Achievable – vừa sức.
4. Realistics – thực tế.
5. Timebound – có thời hạn.
6. Engagement – liên kết.
7. Ralevant - thích đáng.

Sao lưu dữ liệu liên quan đến công việc của năm cũ:
Thật tệ hại khi một ngày đẹp trời máy tính của bạn đột nhiên bị hỏng ổ cứng. Có những dữ liệu có thể khôi phục được nhưng sẽ mất rất nhiều thời gian. Hơn nữa, chắc chắn bạn cũng không muốn mang chiếc ổ cứng chứa đầy các dữ liệu quan trọng của mình giao cho người khác trong quá trình cứu hộ dữ liệu.

Thật bực mình khi bạn tìm một dữ liệu quan trọng nào đó, biết là mình từng có mà tìm mãi không thấy. Rất có thể bạn đã xóa mất trong một lần nhiệt tình dọn dẹp các dữ liệu rác nào đó.

Thiết bị Ổ cứng di động là sự lựa chọn tối ưu cho công tác sao lưu định kỳ, một chiếc ổ cứng có dung lượng 1Tb (~ 1000Gb) trên thị trường có giá khoảng 1,5 - 2,0 triệu đồng. Nếu dữ liệu của bạn không nhiều lắm hoặc không đủ điều kiện sắm ổ cứng di động thì USB cũng là một lựa chọn hợp lý.

Phân loại và sàng lọc danh bạ cho các công cụ liên lạc:
Việc này giúp bạn kiểm soát tốt hơn các mối quan hệ hiện có. Các công cụ liên lạc ở đây đề cập đến là: điện thoại, email, facebook, skype, yahoo ...

Việc phân loại và sàng lọc danh bạ bao gồm:

• Phân loại theo nhóm đối tượng, mức độ quan hệ.
• Đặt lại tên các nhóm hoặc tên bạn bè và đối tác sao cho dễ nhớ, dễ tìm.
• Xóa bỏ các số điện thoại rác đã không còn tồn tại hoặc đã đổi chủ.
• Đặt chế độ quay số nhanh cho các số điện thoại quan trọng.
• Thêm các số điện thoại chuyên gây phiền phức vào danh sách đen.
• Sao lưu danh bạ bằng phần mềm tiện ích của hãng điện thoại hoặc bằng tiện ích trên website của nhà cung cấp dịch vụ mạng phòng khi mất máy.

Phân loại tính hiệu quả của các tư liệu sản xuất:
Bạn hãy cân nhắc tính hiệu quả của các công cụ chủ yếu phục vụ cho công việc như:

• Máy vi tính: có còn đủ mạnh để chạy tốt các ứng dụng mới và vận hành ổn định hay không.
• Điện thoại di động: có được cài đặt đầy đủ các phần mềm tiện ích và cập nhật phiên bản mới nhất hay chưa.
• Máy in: có còn in rõ nét và có hay bị kẹt giấy hay không.
• Máy chiếu: có còn rõ nét và tương thích với độ phân giải hay cổng cắm tín hiệu của các loại máy tính thế hệ mới hay không.
• Website: có đảm bảo tối ưu về mặt công nghệ S.E.O và cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho người truy cập hay không.

Sau đó bạn nên quyết định / đề xuất mua sắm thêm, nâng cấp hay thay thế hoặc thanh lý các tư liệu sản xuất nhằm đảm bảo tính hiệu quả cao nhất cho công việc.

Đặt lịch làm việc, lịch nghỉ dự kiến cho năm mới:
Có rất nhiều phần mềm Lịch làm việc có thể giúp bạn việc này. Tốt nhất bạn nên sử dụng chức năng Calendar trong Microsoft Outlook mà hầu như máy tính nào chạy hệ điều hành Windows cũng có. Đơn giản hơn, bạn cũng có thể ghi chú lên cuốn lịch ngay trên bàn làm việc của mình.

Khởi tạo các gói dữ liệu cần thiết cho năm mới:
Nhằm tránh việc mất thời gian lục tìm dữ liệu trong mớ bòng bong của năm cũ, hãy tổ chức cấu trúc thư mục riêng cho năm mới sao cho thật khoa học, dễ nhớ, dễ tìm; Copy một số mẫu tài liệu cần thiết từ năm cũ sang. Đặc biệt, nên nhân bản thêm một file Email Database (tách dữ liệu email theo từng năm) rồi xóa bớt các email không quan trọng trong đó (giữ lại một số email quan trọng để tra cứu thông tin mà không cần phải mở email của năm cũ). Đây cũng là cách để khống chế dung lượng Email Database sao cho không vượt quá 2Gb nhằm dễ dàng khắc phục lỗi khi bị virus phá hoại (các phần mềm sửa lỗi email thường chỉ hỗ trợ cho các file có dung lượng nhỏ hơn 2Gb).

Cập nhật kiến thức mới liên quan đến công việc của mình:
Kiến thức không bao giờ là đủ, xã hội vẫn luôn vận động. Hãy luôn cập nhật thông tin bạn nhé !

Sắp xếp lại không gian làm việc của mình:
Hãy bố trí các vật dụng trên bàn làm việc cũng như trong phòng làm việc của mình sao cho thật khoa học, hợp lý nhằm giảm bớt các thao tác thừa và tạo cảm giác thoải mái. Khi sắp xếp cần chú ý đến tay thuận, độ cao, mối liên hệ giữa các vật dụng với nhau.

Ví dụ: với người thuận tay phải, nữ.

• Giấy bút bên phải và điện thoại bên trái để có thể vừa nghe điện thoại vừa ghi lại.
• Tài liệu nên xếp bên trái để có thể vừa giở tài liệu vừa gõ máy tính tra cứu bổ xung.
• Máy in bên trái thì bên phải để văn phòng phẩm (dập ghim, bút đánh dấu, ...)
• Cốc nước bên trái để có thể vừa thao tác chuột + bàn phím vừa uống nước.
• Đồ uống bên trái, đồ ăn bên phải, thùng rác bên trái.
• Nhận các ngăn chứa tài liệu ở vị trí thấp.
• ...

Tony Hoàng - rhodium.vn